新刊が発売1週間で増刷になりました

今回は、6月25日に発売になりました新刊「仕事が早く終わる人、いつまでも終わらない人の習慣」(あさ出版)の未収録原稿ををご紹介いたします。

★仕事が早く終わる人は1つ1つ仕事を処理し、いつまでも終わらない人は仕事をグルーピング化する★

仕事時間を増やしているAさんは、いつも時間に追われていました。

今日は月曜日。お客様とのアポイントも2件。

午前11時と15時に各1件。

どちらも、移動の往復時間は1時間ずつ。

合間のスキマ時間を使って、企画書を作成したり、来年度の予算案をまとめたりします。

明日の火曜日は10時から会議で、13時から神奈川県でアポイント。

移動中は座れないし、何も作業できません。

気づいたらもうお客様先へ出発しないといけない時間。

書きかけの企画書は全然進まず。

移動中、気になって仕方ありません。結局帰社してから、気になった仕事をするも上司より頼まれごとが入り、結局夜遅くまで残業する羽目に。

先週も毎日夜10時まで残業でした。

同僚のBさんは、涼しい顔をして定時に退社しています。

何が違うのでしょうか。

Bさんは、仕事をグルーピング化してまとめていたのです。

特に企画書作成などのクリエイティブな仕事はスキマ時間ではなかなか完結することができません。

PCを起動したり、資料を探して見つけたり、それぞれのタスクに「セットアップ」と準備・立ち上がりの起動時間を要します。

このように実際の仕事にかかるまでの起動時間は、1日4回あれば10分×4回の40分の損失となります。

これは、切り替えにかかわる無駄な時間です。

仮に切り替え回数が多いなら多いほど、無駄な時間は多くなるわけです。

また、スキマ時間とは言わなくても仮に30分くらい社内で作業をする場合も、仕事が乗ってきた頃には次のタスクをしないといけなくなります。

外出予定があると、出発時間が気になってソワソワしてしまったり、集中もできなくなります。

お客様とのアポの前にスキマ時間ができて企画書作成したとすると、今度は資料が揃っていないといった問題も生じてきます。

このような企画書作成の仕事は、まとまった時間をあらかじめ確保する必要があるのです。

Bさんは、「この日は外に出ない」という日を週に1日~2日定めていました。

仮にお客様にその日に打ち合わせをしたいと言われても、「先約が入っている」と言って、外出予定の日にアポを入れます。

嘘はいけないと思う方もいらっしゃるかもしれませんが、この嘘はいい嘘です。

その代わり、外出する日はまとめてアポを入れます。

デスクワークはしないと決めています。

当然時間はなくなりますが、デスクワークの日により集中することができ、効率アップにもつながっていたのです。

なお、企画書作成などのデスクワークを1日にまとめて取り組んでいると、作成している2つの企画書に共通点があることに気づくこともあります。

よって、GとHの企画書を本来別にやれば各2時間かかるのに対して、所要時間3時間に短縮して2つとも終わりにできることもあります。

同じ日に似た仕事をまとめてやると、共通点を見出せ、仕事時間の短縮につながることも少なくありません。

『「仕事が早く終わる人、いつまでも終わらない人の習慣」(あさ出版)』