管理職・リーダーのマネジメント・承認スキル 目の前の「ヒト・モノ・カネ」をムダなく使う

これから、管理職・リーダーのマネジメントスキルのひとつ「承認」の技術について解説します。今回は、「目の前の「ヒト・モノ・カネ」をムダなく使う」ということについてです。リーダとしての考え方、その際の心構え、実践的なテクニックを解説いたします。

管理職・リーダーが意識したいこと「目の前の「ヒト・モノ・カネ」をムダなく使う」

経営資源といえば「ヒト・モノ・カネ・情報」と言われます。

 リーダーになったら、経営資源を無駄なく使うことを意識する必要があります。

 なかでも大切になるのが、ヒトとお金がか関わっている「時間の無駄遣い」です。

 職場には3つの大きなムダがあると言われています。

 ・ダラダラと時間ばかり浪費して、結局前に進まない会議

 ・何のために作っているのかわからない、利益を生まない大量の資料

 ・対応に時間を取られる無駄な長文メール

 これら3つをすべて削減しなければならないというわけではありません。

 重要なのは「多数のムダを生み出す部分」と「仕事の成果につながるエッセンス」の部分を上手く切り分け、そのうえで前者にあたる仕事を削減するということです。

 不必要な記入項目の多い日報やある1人のために作っている資料などがそうでしょう。

 何よりも3つの中で特に無駄なものが会議です。

 もちろん、リーダーの上層部が運営している会議もありますので、すべてを調整することはできないかもしれません。

 しかし、リーダー自身でコントロールできる会議もあるでしょう。

 また、回数を減らすのも手です。

 月に2回やっていた会議を月1回にする。

 会議には人件費がかかっています。

 当たり前のようで、意外に無意識にしてしまうのが「会議」です。

 会議には主に3つの目的があります。

・自由に意見を出し合うブレスト会議

・情報共有を目的とした会議

・意思決定をするための会議

 これら3つをそれぞれ無駄なく効果的なものにしていく必要があります。

 それでは一つひとつ見ていきましょう。

1.自由に意見を出し合うブレスト会議

 この会議は何も前に進まないこともあるため、短期的な視点で考えると、一見無駄な会議のように思えます。

 しかし長期的には必要な会議です。

 ただ、この会議を活性化するためには意識しなくてはならないことがあります。

 それは、若手メンバーや遠慮してしまいがちなメンバーが発言しやすい雰囲気を作ることです。

 会議では声の大きな人や、存在感のある年長者、業績を上げている人ばかりが話してしまいがちです。また、そのようなタイプの人は、出てきた意見のなかで稚拙なものや実現可能性の低そうなものに対して、否定することも少なくありません。

 リーダーはそうならないように、全員が発言しやすい雰囲気づくりをしなければなりません。

 また、このような会議はえてして時間も長くなりがちなので、注意が必要です。今日は30分などとあらかじめ時間を区切っておく必要があります。

2.情報共有を目的とした会議

 定例の報告会議などがここに当たります。

 会社によっては遠方から毎週1回本社に集まってくるというやり方をしているところもあるでしょう。

 ただし、ここで出てくる話が全てムダというわけではありません。

 回数を減らしたり、スカイプやクラウドなどの遠距離でできるものを活用するのも手でしょう。

3.意思決定のための会議

 この会議はなくすことができませんが、意外に無駄になっていることが少なくありません。参加者が多すぎてまとまらなかった、結論が出なかったり、時にはアクションにつながらない場合もあります。

 まずは、参加人数を絞ることです。

 「この人には出てもらっておいたほうがいいな」とむやみに参加人数を増やすのではなく、「この人がいなかったらどうなるか」と考えて特に問題がなければ、外れてもらうようにします。

 当然その人は会議に出なかった分、別の仕事ができるわけです。

 また、決定事項をアクションにつなげることも大切です。

 そのためには議事録にいつから取り掛かるか、誰がやるか等を明記する必要があります。

 なお議事録に関してですが、よく誰がどんな意見を言ったかまで書く人がいますが、これは時間のムダです・

 アクションプランだけに明記し、できれば会議中に議事録まで完成してしまうようにしましょう。

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