管理職・リーダーのマネジメント・承認スキル 曖昧なワードは使わない

これから、管理職・リーダーのマネジメントスキルのひとつ「承認」の技術について解説します。今回は、「曖昧なワードは使わない」ということについてです。リーダーとしての考え方、その際の心構え、実践的なテクニックを解説いたします。

管理職・リーダーが意識したいこと「曖昧なワードは使わない」

 意図していたものと違う成果物になったり、間違いが起こったりしないように、曖昧な言葉は避ける必要があります。

1.形容詞・副詞は使わない

「できるだけ大きな会議室」を予約しておいてと言ったら、50人の会議室を予約する人もいれば、200人収容の大会議室を予約する人もいます。

「明日の午後早めの時間までに作成しておいて」と言われたら、いつまでに仕上げますか?午後1時でも2時でも正解でしょう。

よく使われている「なるべく早く」の意味の「なるはや」も注意が必要です。リーダーは1時間以内にと思っているのに、頼まれた部下は「なるべくだから。他の仕事もあるし」と3時間後に持っていったら、「早くしろよ」と怒られるかもしれません。

逆もあります。リーダーに30分後に完成した資料を持っていったら「そんなに急がなくてもよかったのに」と言われて啞然としてしまったという経験をされた方もいらっしゃるかもしれません。

「多い」「少ない」「かなり」「たくさん」など形容詞・副詞は便利ですが、なるべく使わないようにしましょう。

代わりに数字を使うと、相手にも伝わるようになります。

「いつもより多めで」⇒「今回は15個で」

「かなりの方が申し込まれています」⇒「40名の方が申し込まれています」

正確に伝わりますね。

さらには比較対象がある場合は、数字は2つ使うといいです。

「いつもより多めで」⇒「今回は15個で」⇒「前回は12個でしたが、今回はいつもより多めの15個で」

「かなりの方が申し込まれています」⇒「前回は50名の方が参加されていましたが、今回は40名の方の申し込みがありました」

この2つ目の場合、多いかと思いきや、前回よりも減っているということに気づけるわけです。

2.2通り以上の解釈がある言葉は使わない

 「今週中に資料をメールしてください」と言われた場合、いつまでにならセーフでしょうか。相手は土日休みだとします。講演や研修で、受講者の方々にこのように質問すると、それぞれが異なった答えを言われます。

早い方は、「木曜日の夜23時59分まで」と言われます。最終日の金曜日が始まる前が締め切りだと考えるそうです。

その他、多い方は「金曜日の16時まで」「終業時間である金曜日の18時まで」など相手が会社にいると推定される時間までの方です。

その一方で、日付が変わる「金曜日の23時59分まで」という方もいらっしゃいます。

もちろんこちらも今週中ですから原則的には問題ないかと思います。

ただ、相手が「金曜日の終業時間(18時まで)」が締め切りと思っている場合は、23時59分に送ったら、遅延になります。

もしかすると、送った側が夜勤の場合もあるかもしれませんが。

このように2通り以上の解釈がある言葉は使わないことです。

3.「だと思う」「~な感じ」は絶対に使わない

 確信が持てない場合、ついこのような推定の表現を使ってしまう場合があります。リーダーがこのような言葉を使っていると、部下は不安になります。

 また、「~な感じ」という言葉も曖昧で、部下には伝わりにくくなります。

 自信がなさそうに映ります。

 例えば、あなたが部下だとして、リーダーから「この資料いい感じだね」と言われたとします。どのように反応するでしょうか。

 悪くはないのはわかるが、はっきりしないなと感じるかと思います。

4.どのように行動したらいいかわからない言葉は使わない

 「もっとインパクトのある企画書にしろ」

 「ミスがないように注意を徹底しろ」

 「新規顧客獲得に重点を置きなさい」

 「意識を高めていけ」

 これらの言葉は具体性に欠けていますので、言われたほうもどのように行動したらいいか判断できないでしょう。

 「もっとインパクトのある企画書にしろ」という言葉は、デザインを目立つようにしてほしい、魅力的なキャッチコピーを考えてほしいなどと具体性のある言葉に変えるようにしましょう。

 「意識を高めていけ」などの精神的な言葉も具体性がないので、使うときは、具体性のある言葉や数字とセットにするようにしましょう。

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