管理職・リーダーが大切したい時間管理術「予定はオープンに」

部下に9割任せる! 第5回

自分の予定をすべてオープンにする

たとえば、こんなケースがあったとします。

「あと30分で経営会議だ。発表をしなくてはいけない。わかりやすいように追加資料を作るか。今からだと間に合うか微妙だな。どうしようか……」と、あなたが会議の準備に懸命に取り組んでいたとします。

そんなときに、背後から「吉田さん、ちょっといいですか」という声が。

ミスの多いC君です。

あなたは「こんなときに何だよ! 忙しそうにしているのが、わからねえのかよ。空気読めよ」と、どなりたくなるのを抑えて、「どうした?」と平静を装って聞く体勢を作ります。

しかし、せっかく時間を作ったにもかからず、いつものようにC君の話は要領を得ません。

あなたは、イライラを抑え切れず、つい「いいから、結論から話せよ。オレは今忙しいんだよ!」と声を荒げてしまいました。

どなられたC君はあなたとの話が終わったあと、ほかの部下たちの前で「吉田さん、『気軽に報連相に来いよ』なんて言っておきながら、行ったらどなられたよ」とぼやきます。その後、部下たちからの報連相の回数は一気に減ってしまいました。

チーム全員のスケジュールを見える化する

果たしてこのような場合、どちらに非があるのでしょうか?

やはり、リーダーに非があると考えるべきでしょう。

「気軽に報連相に来い」と言っておいて、その通りにした部下を責めてしまえば、あなたは部下からの信頼を一気に失い、それ以降まともに報連相が上がってくることはないでしょう。

では、どうすればいいのでしょうか?

簡単です。チームのメンバー全員に対して、自分の予定をオンラインで公開すればいいのです。

手帳でスケジュールを管理している人も、「見せる用」にグーグルカレンダーなどに予定を書き込むようにしましょう。

そうすることで、部下があなたとコミュニケーションをとりたいと思ったとき、どのタイミングで声をかければいいかがわかるようになります。

先ほどの例でいえば、「リーダーは15時から経営会議だから、午前中のうちに相談しよう」と部下が判断できるわけです。

この場合、取引先との交渉や社内の別部署との打ち合わせだけでなく、資料作成や調査など自分1人で取り組む仕事やそれに費やす時間もオープンにしておきましょう。そうすれば、仕事に集中するためのまとまった時間をとることができます。

また、予定をオープンにすることは、自分だけではなく、メンバーにもやってもらうようにしましょう。

そうすることで、部下が何の仕事にどれくらい時間を使っているかを把握できますし、予定が見えているので、なかなか相談に来ないことを心配することも少なくなるでしょう。

さらに、仕事を分配するときに特定の人に偏っていないかなどを判断することもできます。

このほか予定を見える化しておくことのメリットは、仕事を詰め込みすぎていないかがわかることです。

私は「サボり時間」と呼んでいますが、仕事の合間のバッファ時間を作っておくことは必要です。

これはリーダーに限らず、ほかのメンバーも同様です。

仕事を詰め込みすぎると、何か不意な出来事が起こったときに対応する時間や余力がなくなってしまいます。

あるいは、その出来事への対応に時間を取られて、本来やるべきだったほかの仕事が予定通り進まなくなってしまいます。

また、仕事を詰めすぎて毎日遅くまで仕事をすることは、心身の健康に悪い影響をおよぼします。

問題を早期に発見し、改善するためにも、リーダーも部下もお互いに「スケジュールの見える化」をするようにしましょう。

(3月上旬発売予定 部下に9割任せる!)

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